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勤務先を無意識に危険にさらしていませんかネット上での“公私のけじめ”とは?

2015/9/3
勤務先を無意識に危険にさらしていませんか ネット上での“公私のけじめ”とは?

公私の区別をつけずに行動していると、自分が恥をかくだけでなく、勤務先を重大なトラブルに巻き込んでしまうかもしれません。うっかり公私混同してしまいそうな4つのシーンを例に、社会人としての「公私のけじめ」について考えてみましょう。

勤務先をトラブルに巻き込まないために

社会人のみなさんは、パソコンやスマホ、ネットの利用シーンにおいて公私の区別をあいまいにしていませんか?

企業や組織に所属する社会人は、あらゆる言動や態度、判断に必ず責任が伴うという自覚を持ち、仕事とプライベートの境界を意識して行動しなければなりません。4つのシーンにおいて私たちが公私混同しがちな行動パターンを挙げ、社会人として身につけるべきセキュリティの心得を紹介します。

勤務先のルールに従うのが原則

シーン1:会社メールを転送

「会社メールをプライベートなWebメールに転送していませんか?」

これは、社内情報の漏えいリスクを高める行為です。万一、プライベートなメールアカウントのID/パスワードが何らかの理由で流出した場合、第三者に会社メールの内容を盗み見られてしまうかもしれません。勤務先の規定に従いましょう。

「会社で支給されたメールアドレスをプライベートな場面で利用していませんか?」

また、私用のインターネットサービス利用時に会社支給のアドレスを登録するのも望ましくありません。事業者の中にはメールアドレスを収集し、悪質な業者に売買して利益を得たり、迷惑メールを送りつけたりする犯罪者もひそんでいるためです。会社メールは業務だけに使用するのが原則です。

シーン2:私物のスマホを業務に利用

「会社貸与のスマホがあるにもかかわらず、私物のスマホで会社メールを閲覧したり、取引先の連絡先や社内文書などを保存したりしていませんか?」

私物のスマホをビジネスシーンに持ち込んでいる方は多いはず。しかし、不正アプリ、いわゆるスマホウイルスの侵入や端末の盗難・紛失により、端末内の情報を外部に流出するリスクに注意が必要です。勤務先のルールで認められている場合、不正アプリや不正サイト、盗難・紛失の対策機能を有するセキュリティソフトを入れて使うのが社会人としての責任です。

シーン3:私用のオンラインストレージを業務に利用

「私用のオンラインストレージに業務データを保存し、自宅のパソコンで作業を再開したり、取引先と情報を共有したりしていませんか?」

ログイン用のID/パスワードが何らかの理由で悪意のある第三者に漏れた場合、業務データの漏えいが懸念されます。また、個人アカウントの場合、万一の情報漏えい時に、だれが、どのファイルを持ち出したかなどを追跡するのも困難です。勤務先に使用を許可されているなら、他のサービスと同じID/パスワードを使いまわさないこと、第三者に推測されにくいID/パスワードを設定することを徹底しましょう。

シーン4:SNSを利用

「会社で許可されていないSNSを使って仕事の話をしていませんか?」

同僚としかやりとりとしていないからなどと安心してはいけません。たとえ、相手を限定したメッセージのやりとりであっても、勤務先の機密情報が第3者の運営するサービス上に記録されることになります。万一SNSの運営事業者から情報の漏えいがあった場合、会社の責任の取れない場所で機密情報が漏えいしてしまう可能性もあるのです。勤務先で許可されていないSNSを使って仕事に関わる情報をやりとりしてはいけません。

「不特定多数が見られるFacebookなどのSNSで未熟な発言をしていませんか?」

SNSでは友人とだけ話をしている感覚になり、日常会話や内緒話に近いやり取りになりがち。無責任な発言や粗野な言葉遣いをしてしまう傾向が見られます。しかし、SNSは公共の場。SNSでの発言は公衆での発言と同じです。不特定多数の目に触れる可能性がある上に、実社会での会話とは比べものにならないほど速く情報が拡散してしまいます。

たとえば、プライベートで行ったコメントでも、本来、秘密にするべき職務の内容や顧客情報を明かす結果になれば、従業員を監督する立場にある勤務先も信用を失ってしまいます。勤務先の看板を背負っていることを自覚し、就業時間外のプライベートなSNSであっても見る人に不快感や幼稚な印象を与えたり、読み手の誤解を招いたりする発言を慎みましょう。

多くの企業や組織では、従業員が守るべき基本的なルール・社内規定が存在します。あなたの勤務先が定めるルールや社内規定にしっかりと目を通し、それに従って行動しましょう。

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