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身につけておきたい知識とマナー「セキュリティ教本」

Word から個人情報を削除する

昨今、個人情報の漏えい事故が頻繁にマスコミで報道されています。ほとんどが個人情報をまとめたもの自体が流出したものですが、忘れがちなのが、ファイル内のプロパティに保存された個人情報です。WordなどのOffice文書の場合、ファイルを作成した際に自動的に保存されるため、この中に個人情報が入っていることに気がつかないことも多いようです。個人情報が入ったままのファイルをそのまま幅広く配布したりすると、個人情報を自ら流出させていることと同様になってしまいます。
幅広く外部に配布するファイルからは、個人情報を削除した状態で保存するようにしておきましょう。

word文書のプロパティWord 文書を作成して保存を行うと、文書にはパソコンに登録されている作成者名や会社名などの個人情報がファイルのプロパティとして保存されます。

Word の文書には以下の個人情報が保存されます。

  • 作成者、管理者、会社名(プロパティに表示)
  • ユーザー名(コメント、文書の版に付加)
  • 作業を行ったユーザー名、作業時の日時(文書を複数で作成した際に、誰がいつ、どんな変更をしたかの履歴など)
  • メールメッセージの回覧用文書に保存されている回覧先

操作手順 Word2007の場合

ファイルを開く

1

該当のファイルを開きます。

↓

[配布準備] → [ドキュメント検査]をクリック

2

(Microsoft Office ボタン) をクリックし、 [配布準備] → [ドキュメント検査]をクリックします。

↓

[ドキュメントのプロパティと個人情報]にチェックを入れ[検査]をクリック

3

[ドキュメントのプロパティと個人情報]にチェックを入れ[検査]をクリックします。

↓

[ドキュメント検査]で[全て削除]をクリック

4

[すべて削除]をクリックして個人情報を削除します。

↓

個人情報が削除された状態

これで、再度文書を保存すると、
保存された文書から個人情報が削除された状態で保存されます。

操作手順 Word2003の場合

1

該当のファイルを開き[ツール]をクリックし、[オプション]をクリックします。

↓

2

[保存時にファイルのプロパティから個人情報を削除する]にチェックを入れます。

↓

これで、再度文書を保存すると、
保存された文書から個人情報が削除された状態で保存されます。

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