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セキュリティ教本

Office 2010でファイルにパスワードをかける

Wordで作成した報告書、Excelで作成した住所録やコスト計算表、PowerPointの企画書――。
こうしたファイルを、メールに添付してやり取りすることも多いでしょう。

しかしファイルに個人情報や機密情報が含まれている場合など、そのままインターネットを介して送受信するのは危険です。メールの送り先を間違えたり通信中に傍受されたりして、情報が漏えいすることもないとは限りません。重要なファイルのやり取りをするときには、パスワードをつけて暗号化しましょう。

WordやExcel、PowerPointなどオフィスで使えるソフトをパッケージにしたMicrosoft Officeの最新版、Microsoft Office 2010には、強力な暗号化の機能が備わっています。この機能を使って、ファイルにパスワードをかけてみましょう。

ここではExcelのファイルを例にやり方を解説しますが、WordやPowerPointなど、Officeに入っているソフトはどれも手順は同じです。

ファイルにパスワードをかけるには

(1) パスワードをかけたいファイルを開き、「ファイル」をクリックします。「情報」の「ブックの保護」(Wordでは「文書の保護」、PowerPointでは「プレゼンテーションの保護」)から、「パスワードを使用して暗号化」をクリックします。

画像:パスワードを使用して暗号化

(2) パスワードを入力して「OK」をクリックします。「パスワードの確認」の画面に切り替わったら、同じパスワードをもう一度入力して「OK」をクリックします。

画像:パスワードを入力して、暗号化

(3) 「アクセス許可」の欄が「このブックを開くにはパスワードが必要です」と変わったのを確認し、「上書き保存」をクリックしてファイルを保存します。

画像:アクセス許可

(4) これ以降、このファイルを開こうとすると「パスワード」という画面が表示されます。設定したパスワードを入力して「OK」をクリックすれば、ファイルが開きます。ファイルを暗号化してメールで送るときは、電話や別のメールなどで相手にパスワードを伝えておきましょう。

画像:パスワード入力画面

ファイルにかけたパスワードを解除するには再び(1)を実行し、(2)の画面に表示された「●」をすべて消去して、「OK」をクリックします。

Office 2003以前のファイルも、新形式で保存しよう

今回紹介したOffice 2010と、その前のバージョンのOffice 2007で使われているファイル形式(ファイル名最後の拡張子が、Excelはxlsx、Wordはdocx、PowerPointはpptxとなる)では、従来より解読されにくい「AES」という暗号化方式が使われています。

Office 2003以前のファイル(拡張子がそれぞれxls、doc、ppt)でも、パスワードをかけて暗号化することはできますが、Office 2007以降の暗号化のほうがより強力なので、Office 2003以前のファイルを開こうとすると、次のような画面が表示されることがあります。

画像:確認画面

これは、ファイル形式を最新のものに変換するように促すものです。より安全にファイルを扱えるよう、新しい形式で保存しておきましょう。

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