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ひろしとアカリのセキュリティ事情思わぬところから個人情報漏えい?

2015/06/18

業務用ファイル、思わぬところから個人情報漏えい?

業務では、Microsoft社の Excel® /Word® /PowerPoint® などに代表されるオフィスソフト(文書、プレゼン資料、表計算などを行ってくれるソフト)が当たり前のように使われています。みなさんは、オフィスソフトで作った文書ファイルに「作成者」や「前回保存者」「会社」などがプロパティ情報として保存されることを知っていますか? ある取引先向けに作った資料のプロパティ情報を変更せず使い回したりすると、社名やプロジェクト名など本来出すべきでない顧客情報を外部に漏らしてしまう可能性も。

また、文書ファイルには、非表示にしているコメントや変更履歴、バージョン、注釈、隠し文字なども記憶されます。軽井くんは、社内研修なので大事には至りませんでしたが、もし、社外とやり取りする文書ファイルにこれらの情報を残していると、個人情報や機密情報を漏えいさせてしまう恐れがあります。Office 2010では、「ドキュメント検査」を使って、文書ファイルに保存されている不要な情報を一括で削除できます。Word® 2010の場合、手順は以下のとおりです。

文書ファイルを開いたら「ファイル」タブを押して「情報」を選び、「問題のチェック」アイコンをクリックします。「ドキュメント検査」をクリックし、削除したい項目にチェックを入れておきます。「検査」を押すと、チェックマークを入れた項目がファイル内に含まれているかどうか検査され、「すべて削除」ボタンをクリックすると不要な情報を削除できます。

※ Word 2007の場合
「Officeボタン」―「配布準備」―「ドキュメント検査」からチェック・削除

ただし、個人情報や非表示の情報を一括で削除すると、元に戻せなくなることがあります。ドキュメント検査を行う前に、ファイルを別名で保存しておくことをおすすめします。

業務用のファイルを社外とやり取りする場合、事前に不要な情報を削除するクセをつけましょう。

※ Microsoft および Windows は、米国 Microsoft Corporation の、米国およびその他の国における登録商標または商標です。

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