is702

2005/12/20

企業の個人情報漏えい対策
大企業だけの問題ではない「個人情報漏えい」
連日のように個人情報の流出がマスコミに取り上げられています。いわゆる大企業からの流出が目につきますが、これは大企業で個人情報の漏えいが発見された場合、記者発表を行っており、それをマスコミが取り上げているためです。

個人情報保護法では、「5000件以上の個人情報を保有し、事業に利用している企業」を対象に、情報の保護を義務付けています。しかし、保有する個人情報の数にかかわらず、個人情報をしっかりと保護しなければなりません。
例えば、社員10名の会社から5件の顧客情報が外部に流出した場合も、個人情報の漏えいには違いがありません。漏えいしたことを把握していながら、該当する顧客に対して公表しなければ、流出した個人情報が犯罪などに悪用されない限り、顧客は漏えいの事実を知り得ないでしょう。企業規模の大小に関係なく、扱う個人情報の「重さ」は同等なのです。
自社が保有する個人情報を把握・管理できていますか?
企業が保有している個人情報は、どのようなものがあるのでしょうか。デジタルデータとして保有されているもののほか、書類などの「紙」で管理されているものも少なくありません。
業種や業態などによってさまざまですが、わかりやすいものから挙げてみましょう。
また、見逃してしまいがちですが、次のような情報も個人情報になり得ます。
企業によっては、ほかにもいろいろな状況が考えられます。
社内のどこに個人情報があるのか、各社員がどんな個人情報を持っているのか、それぞれの情報がどのように管理されているかを把握して、会社としての個人情報保護を実践する必要があるのです。
一般的に「個人情報」とは、特定の個人を識別することが可能な情報のことです。単体では個人の識別ができなくても、他の情報と容易に照合することができて個人が特定できる情報は、個人情報とみなされます。
何が「個人情報」? 理解度チェック解答
相手の連絡先の入った見積書や請求書
個人名や連絡先が記載されていると個人情報にあたります。
速やかに担当者が取りに行く、担当者に渡すなど、放置したままにしないように心がけましょう。
履歴書のコピー
履歴書は明らかに個人情報が含まれています。機微な個人情報が含まれていることもありますので、むやみにコピーせず、取り扱いや管理には細心の注意を払いましょう。
名刺が散乱している
個人情報カードともいえる名刺。人の目に触れるところに放置せず、管理を徹底しましょう。
パソコン画面にメールソフトが開きっ放しで差出人の署名の部分が見えている
差出人の連絡先や氏名などの署名が入ったメールは、個人情報になり得ます。うっかりそのまま第三者に転送すると、問題になることも。
個人顧客宛請求書
お客さまの氏名や連絡先が記載された請求書や顧客台帳などは、個人情報を含む資料です。第三者の目に触れないところにカギをかけて保存するなどしましょう。
社員住所録
顧客や取引先だけではなく、社員の個人情報の保護・管理も重要です。保管方法や閲覧、持ち出しにはルールを設けましょう。
配送伝票に個人名の書かれた宅配便
宅配便の配送伝票も、個人名や連絡先が書かれていれば、個人情報を含む書類になり得ます。人目につくところに長時間放置することは避けましょう。
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