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2011/04/21

大事なファイルの守り方 保存から完全消去まで

パソコンでは文書、写真、映像や音楽など、様々な情報をすべてファイルとして扱います。インターネットなどでファイルをやり取りすることで、情報の受け渡しも簡単になりました。

その一方で、誤ってファイルを消してしまったり、機密情報をうっかり流出してしまったり…というトラブルにも注意しなければなりません。様々な情報をファイルの形で取り扱う場合は、これまで以上に慎重になる必要があります。

そこで今回は、ファイルの保存や移動、消去の際に、ファイルに含まれた情報を守るための方法を紹介します。

後悔しないためのバックアップ

バックアップとは

文書や写真などのファイルは、“はかなく消える運命”と隣り合わせ。ファイルは紙と違ってデジタルデータなので、保存してあるHDD(ハードディスク)などの記憶装置が故障すれば、大切な書類や思い出の写真などを一瞬で失ってしまいかねません。故障しなくとも、ウイルスに感染してファイルが壊れることもあります。

こうしたトラブルから大事なファイルを守るのに不可欠なのが「バックアップ」です。デジタルデータは消えやすい代わりに、コピーするのは簡単です。ファイルのコピーを常に予備として取っておけば、万一ファイルを失ってもコピーのファイルは残り、情報を失わずにすみます。

バックアップをするときのポイントは2つあります。まず、同じファイルを異なる記憶装置に保存すること、そしてコピーを定期的に繰り返すことです。

ここでは、ご家庭でパソコンをお使いの方を対象に、それぞれのポイントについて具体的なノウハウをご紹介しましょう。

ポイント1:同じファイルを異なる記憶装置に保存する

ファイルのバックアップで大切なことは、同じファイルを異なる記憶装置(記録メディア)に保存することです。

最近のパソコンは大容量のHDDを内蔵しており、文書や写真、音声などのファイルをたくさん保存できます。しかし内蔵HDDが故障すればパソコンが動かなくなるだけでなく、保存したファイルまで失ってしまいます。

そこで、パソコンの内蔵HDDに保存したファイルを別の記憶装置にも保存しておきましょう。記憶装置には、外付けHDDや光メディア(CD-RやDVD-Rなど)を使うのが一般的です。以下に主な記憶装置の長所と短所をまとめました。バックアップしたいデータの容量などによって使い分けましょう。

■ 記憶装置の長所と短所

  長所 短所
外付けHDD
  • ・保存容量が大きい。
  • ・ファイルの読み書きが速い
  • ・容量あたりのコストが安い(1GBあたり80円前後)
  • ・使用時間などに応じて故障する可能性が高くなる
光ディスク
(CD-R、DVD-R、ブルーレイなど)
  • ・耐久性が高い(一般的に10年以上はデータを保持)
  • ・1回だけデータを記録する「R」タイプなら、誤操作でデータを消してしまう恐れがない
  • ・ディスク1枚の容量が小さい
  • ・ファイルの読み書きが遅い

パソコンに保存したファイルが数十GB(ギガバイト)を超えるようなら、外付けHDDを使うのがお勧めです。容量が大きくファイルの読み書きも速いので、パソコン内のファイルを丸ごとバックアップできます。最近では1TB(テラバイト=約1,000GB)の容量のHDDでも7,000円前後で入手できるので、定期的なバックアップにはお勧めです。

ただHDDには「寿命」があり、内蔵・外付けに関係なく、長く使い続けるうちに故障する可能性が高くなっています。デジタルカメラで撮影した写真や映像など、二度と作り直しができないファイルは、CD-RやDVD-Rなどの光ディスクにもバックアップしておきましょう。

光ディスクは1枚あたりの保存容量が小さく記録速度も遅い反面、記録したデータを10年以上維持できると言われていますので、長く保存するにはお勧めです。定期的なバックアップというよりは、長期間のバックアップに向いています。

ただ、光ディスクの寿命も保存状態によって大きく左右されます。大事なファイルを記録したディスクは、ケースに入れて机の引出しなどに保管し、年に一度はドライブにセットしてファイルを読み出せるかチェックするとよいでしょう。

なお、Windowsパソコンの中には、内蔵HDDの起動ドライブ(Cドライブ)とは別に、ファイルの保存用としてDドライブを用意している機種もあります。しかし、たいていは1台の内蔵HDDの保存領域を2つに分割したものです。CドライブとDドライブに同じファイルを保存しても、内蔵HDDが故障すれば両方のファイルを失う可能性が高いので、必ず別の記憶装置を使ってバックアップしましょう。

ポイント2:コピーを定期的に繰り返す

バックアップのもう一つのポイントは、コピー作業を定期的に繰り返すことです。パソコンを使っていると、保存したファイルを編集したり更新したりする機会が増えます。こまめにバックアップしておけば、「このあいだ作ったファイルがなくなった!」といったダメージを最小限に減らすことができます。

とはいえ、バックアップを定期的に行うのは忘れがち。毎回ファイルを手作業でコピーするのも面倒です。そこでバックアップ専用のツールを使って作業を自動化しましょう。

Windows 7なら「バックアップと復元」という付属ツールを使うのが簡単です。「ドキュメント」「ピクチャ」やデスクトップに保存したファイルをまとめて外付けHDDなどにバックアップでき、次からの操作を自動化できます。

MacOS Xでは、バージョン10.5以降に標準で付属する「TimeMachine」というツールを使うと、起動ディスク全体を外付けHDDにバックアップできます。

Windows 7の「バックアップと復元」

MacOS Xの「TimeMachine」

これらの他にも、バックアップを自動化するソフトは数多くあります。機能の内容はソフトによって異なるので、使いやすいものを探してみるとよいでしょう。

ここに紹介した記憶装置のほかに、「オンラインストレージ」などのサービスを利用して、ネット上にデータをバックアップする方法もあります。ただ、インターネットにアクセスできなくなる場合もないとは言えないので、あくまでも手段の一つと考えるといいでしょう。

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